そのメール相手に失礼かも?印象が良いメールのコツ4つを紹介

高島です。

今日は平日なのにいろいろ混んでると思ったら
祝日でしたか^^;

 

さて、今回の記事は前回の
「本当は教えたくない!僕がお願いしているデザインの外注さんを教えます!」

の記事の続きになるのですが
外注を使わない人でも役に立つ内容になっておりますので
ぜひ最後まで見てみて下さい^^

 

メールを制する者は稼げる

情報発信をするとメールを送ったり受け取る頻度が増えます。

 
僕自身も外注さんや個別指導の生徒さんなど
いろんな方とメールのやり取りをしますが

 
「この人は文章の使い方が上手だなー!」
という方もいれば

「大手企業なのにこんなにレベル低いのか…」
とガッカリすることもあります。

 

当然メールは上手なほうが良いです。

外注さんにメールをするにしても
メールが上手なほうがあなたのイメージも良くなりますし、トラブルも起きません。

 
逆にメールが下手だと向こうも手抜きをしてきたり
後回しにされて納期も遅くなるかもしれません。

 

相手も人間なので
気分の悪いメールには良くない反応をしてきます。

 
また、メールでは愛想が悪いのに
会ったら普通という事がよくありますが
そういう人はこれからの時代凄く損をしますよー><

 

という事で僕が外注さんにメールをする時に
気をつけていること4つをお伝えします。

 

①「あいさつ、要件、お願いします」が基本

実際に僕が送ったメールがこちらです。

高島

いつもお世話になっております。
高島です。

今回もヘッダーのデザインをお願いしたいと思い購入させていただきました。

 
イメージ画像を添付いたしましたので
あの画像のイメージで、後はおまかせでお願いいたします。

すみませんがよろしくお願いいたします。


これはリピートした時限定の話ですが

「いつもお世話になっています」
「今回も…」

を入れることで
以前にやり取りをしたことがあることを思い出し(確認)してもらいます。

 
外注さんはかなりの数の依頼に対応しているので
この挨拶がなければ思い出してもらえないでしょう。

思い出してもらえればこちらの好みもある程度把握してくれているので
オーダーがスムーズになるかと思います。

リピートの際は使ってみて下さい。

 

そして要件をシンプルに伝える。
僕の場合はもうおまかせしています。

素人の構図よりもプロの方が優れいているからです。

 

②「褒める、箇条書きで修正依頼をする、感謝」を伝える

外注さん

お世話になります。

バナーが完成しました。
https://◯◯◯◯◯◯
(画像のURL)

修正は3回まで無料とさせていただいております。
よろしくお願いいたします。

 

高島
凄くカッコイイです!!
ありがとうございます。

少し修正したい部分がでてきました。

以下です。

ーーーここからーーー

・「◯◯◯◯」の文字を
 「◯◯◯◯◯」に変更して欲しいです。

・左下の「◯◯◯◯◯」の文字サイズを大きくして欲しいです。
(スマホから見ても読めるぐらいのサイズに)

・「◯◯◯」をもう少し明るい色にして欲しいです。

ーーーここまでーーー

以上です。

お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

高島

まず褒める。
ここはかなり重要です。

これをやらずに
「あれ直して、これ直して」

って指示だけだす人は多いですが
ウソでもいいので感動したリアクションを入れて下さい。

それだけでも外注さんの修正するモチベーションが変わります。

 
相手も人間です。
褒められて嬉しくない人はいません。

僕はインストラクターの経験があるのでわかるのですが
褒めてから直して欲しい部分を言うのと
いきなり言うのは、天と地ほどの違いがあります。

 
人は褒められたり共感されると心の扉が開いて人の話を受け入れます。

逆に否定されたりすると心の扉が閉じてしまって
何を言っても聞かなくなります。
(子育てにも応用できるよ^^♪)

 

そして修正ポイントは長文でダラダラ書かずに
箇条書きでシンプルに書いて下さい。
(箇条書きを考えた人は天才です。
相当わかりやすくなります。)

 
最後は「お手数おかけしていますが…」の言葉を添えて
修正が面倒なことを理解している旨を伝えましょう。

 
「修正は3回まで無料なんだから
こんな事わざわざ言わなくていいのでは?」

と思うかもしれません。

 
しつこいですが、相手も人間です。
丁寧に言われて嫌な気分になる人はいません。

 
逆に当たり前のように修正要求されると

「なんじゃこいつ(怒)」

と思われるでしょう。
(仕上がりにも影響出るかも?)

 

③ご指摘は素直に受け取る

外注さん
お世話になります。
◯◯◯◯を大きくするとタイトルが小さくなりますがいいですか?

or

背景の◯◯の色と文字の◯◯の色の組み合わせがあまり合わないので
背景は黒のままか、文字を◯◯色にした方が目立つかなと感じます。

 
高島
そうなのですね!
了解しました。

それでは◯◯部分は現在のままでお願いいたします。

お手数おかけしてすみません。


向こうはデザインのプロです。

こっちがあれこれ指示しても

「こいつデザインのことなんにもわかってないな…」
「でも向こうは素人だし、なんて言ったらわかってくれるかな…。」

と思われています。

 
なので外注さんからわざわざアドバイスしてくださった時は
素直に受け入れましょう。

餅は餅屋です。

 

④最後は褒めちぎる、再度依頼することを匂わせる

外注さん

お世話になります。

画像修正いたしました。
https://◯◯◯◯◯◯
いかがでしょうか?

こちらで最終となります。

ご確認くださいませ。
よろしくお願いいたします!

高島
ありがとうございます!
完璧です!

お手数おかけいたしました。
いつもカッコイイデザインをありがとうございます。

またお願いする時があると思いますが
よろしくお願いいたします。


外注さんはこちらにメールをするたびに

「デザインは気に入ってくれるだろうか…」
「何か不可能な要求を言ってくるのではないだろうか…。」

とビクビクしています。
(絶対に変な人ともやり取りをした経験があると思うので)

 
なので
「完璧です!」
「凄くカッコイイです!」

と言われればホッとした気持ちになるはずです。

そして
「またお願いすると思いますので…」

と締めくくるわけです。

 
なので次回お願いする時は
気持ちの良いやりとりを覚えててくれて
お互いによい関係になれます。

 

今回は外注さんとのやり取りを例にしましたが
メールするときなら誰にでも使えますよ。

 

僕も昔、活躍している方に
メールでよく質問を良くしていましたが

「◯◯さんいつもメルマガ見ています!
◯◯の記事は凄く面白かったです!

いつも役に立つ記事をありがとうございます。

今回メールさせていただいたのは…」

 
と頭に入れてから本文を書いていました。

 
実際はそんなに面白い記事と思って無くても
あのワンクッションを入れるのは超大切です。

誰かにメールをする時は過去記事を軽く見て
どこか1つでも褒めると相手は喜んで返信してくれると思いますよ^^

それでは!

 

 

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追伸

結構前にTwitterのDMで唐突に

「高島さんはどれぐらい稼いでいるんですか?」

って聞いてきた人がいましたが
カチンと来て返信はしませんでしたが。

同じ事友達に聞けませんよね?^^;
友達に聞けないことを初対面の人に聞くもんではありません。

 
でもそういう人って多分悪気があってそう言ってきたんじゃなくて
配慮が足りなかったんだと思います。

おそらくその人と会ったとしても
悪い人ではないと思います。

 
でもメールの場合って極端に配慮がなくる方が多いです。

Twitterでも
「せどりの事を聞いてきたので親切に答えたら
感謝もなくかった(怒)」

というつぶやきをよく見ます。

気をつけましょう。

 

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